Forschung für den Mittelstand - Die IGF-Projektdatenbank

RPAsset - Softwarebasierte Automatisierung von administrativen Prozessen mittels Robotic Process Automation

Forschungsziel ist die Identifikation geeigneter Prozesse und Technologien für kmU, um eine optimale Integrationsstrategie für die Robotic Process Automation (RPA) aufzuzeigen, die sowohl organisatorische, prozessuale wie auch humane Aspekte adäquat berücksichtigt.

Anhand eines neu konzipierten Werkzeugs werden die Prozesse innerhalb eines Unternehmens identifiziert, die sich für die Anwendung von RPA eignen (AP1). Danach werden die RPA-Anwendungen analysiert und modelliert, darüber hinaus wird geeignete RPA-Software evaluiert und ausgewählt (AP2). Für die sinnvolle Nutzung von RPA-Anwendungen werden geeignete Algorithmen und Machine-Learning-Tools identifiziert und verglichen (AP3). Wie auf organisationaler Ebene die Einführung von RPA sinnvoll umgesetzt wird, wird in AP4 erarbeitet. Die Umsetzung wird dann an beispielhaften Prozessen in den Unternehmen des PA durchgeführt (AP5); dabei werden die Effekte bei der Einführung von RPA erfasst. Die Ergebnissicherung für die Unternehmen findet durch die Überführung der Ergebniskomponenten in ein interaktives und leicht anwendbares digitales Handbuch statt (AP6). Die (Zwischen-)Ergebnisse werden zur direkten Anwendung in die Praxis transferiert (AP7).

Im Projekt werden vier zentrale Ergebnisse angestrebt:

1) Konzeption eines Werkzeugs zur Bewertung von RPA-Anwendungen für Administrationsprozesse.

2) Konfigurator zur Modellierung von RPA-Anwendungen

3) Hilfestellung zur Auswahl geeigneter Algorithmen für automatisierte Prozessschritte, die eine Entscheidungskomponente enthalten.

4) Konzept für die unternehmensindividuelle Einführung von RPA-Anwendungen für kmU

Die Ergebnisse des Forschungsprojektes RPAsset befähigen kmU in Deutschland, die relevanten Administrationsprozesse zu identifizieren und möglichst ressourcenschonend RPA-Anwendungen zu implementieren. Die freigesetzten Zeitressourcen können beispielsweise genutzt werden, um komplexere Themenfelder mit hoher kognitiver Anforderung an Mitarbeiter zu bearbeiten.

Ergebniszusammenfassung:

Ziel des Forschungsprojekts RPAsset war die Identifikation geeigneter Prozesse und Technologien für KMU, um eine optimale Integrationsstrategie für RPA aufzuzeigen, die sowohl organisatorische und prozessuale als auch humane Aspekte adäquat berücksichtigt. Die Unternehmen werden durch die Forschungsergebnisse bei der Auswahl der für sie geeigneten Administrationsprozesse sowie der erfolgreichen Implementierung von RPA im Unternehmen unterstützt, womit die Hürden bei der Einführung überwunden werden. Um einen hohen praktischen Nutzen für alle KMU zu erzeugen, wurde im Rahmen dieses Forschungsprojekts zunächst ein Potenzial-Assessment entwickelt. Die erarbeiteten Ergebnisse zielen darauf ab, den verantwortlichen Entscheidungsträgern in den Unternehmen eine Handlungsanleitung zu geben, wie sie geeignete Prozesse für den RPA-Einsatz auswählen können, sodass ein hoher betriebswirtschaftlicher und effizienzverbessernder Nutzen entsteht. Neben dem Potenzial-Assessment konnte eine Marktanalyse existierender RPA-Anbieter dazu beitragen, Transparenz in das Leistungsangebot ebendieser zu bringen. Die Ergebnisse liefern einen fundierten Überblick für KMU, um darauf basierend Anwendungspartner auswählen zu können. Weiterhin wurde ein Einführungsmodell gestaltet, welches in Form eines Reifegradmodells entwickelt worden ist. Das Modell berücksichtigt unterschiedliche Reifegrade von KMU, um differenzierte und passende Handlungsempfehlungen ableiten zu können. Das daraus resultierende Tool ist so angelegt, dass für die jeweiligen Anwender probate Lösungsansätze abgeleitet werden können, um RPA mit einem verhältnismäßigen Aufwand in die bestehenden Unternehmensinfrastruktur integrieren zu können. Für den erfolgreichen Einsatz der entwickelten Methoden und Tools wurden im Zuge des letzten Arbeitspaketes Handbücher entwickelt und in der unternehmerischen Praxis validiert. Diese beinhalten Erläuterungen der Funktionsweisen sowie Leitfaden zur Nutzung der Tools.