Forschung für den Mittelstand - Die IGF-Projektdatenbank

Legitimise IT - Gestaltung eines Ansatzes zur Nutzung von Schatten-IT für produzierende kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Forschungsziel ist die Konzeption eines Ansatzes zur kontrollierten Nutzung von Schatten-IT in produzierenden KMU.

Lösungsweg

Aufbauend auf der Identifikation bestehender Schatten-IT-Anwendungen (AP1) werden diese hinsichtlich ihrer Risiken und Nutzenaspekte untersucht (AP2). Parallel dazu werden mögliche neue Lösungs- bzw. Legitimierungsansätze entwickelt und bestehende untersucht, die die Nutzung von Schatten-IT ermöglichen (AP3). Anschließend erfolgt die Konzeption und Validierung eines Legitimierungsvorgehens für Schatten-IT bei KMU (AP4), welches kontinuierlich mit der Messung der Auswirkungen dieses Vorgehens einhergeht (AP5). Alle Ergebnisse werden stetig mit dem PA intensiv validiert. AP6 dient der Dokumentation, dem Transfer und Projektmanagement.

Im Projekt werden die folgenden zentralen Ergebnisse angestrebt:

1) Erstellung eines Leitfadens für KMU der aufzeigt, wie Schatten-IT im Unternehmen erkannt und bewertet werden kann.

2) Entwicklung eines Legitimierungsvorgehens, mit dem KMU dazu befähigt werden, auf Basis des Leitfadens Schatten-IT nutzenstiftend für sich einzusetzen.

3) Konzeption eines plattform-basierten Legitimierungsansatzes (etwa in Form einer digitalen Plattform).

Der erwartete Nutzen für KMU kann in mittelbar und unmittelbar getrennt werden:

Der unmittelbare Nutzen ergibt sich aus der Effizienzsteigerung von Betriebsabläufen, der vereinfachten Nutzung von vorhandenen Daten für eine Entscheidungsunterstützung, der Minimierung des IT-Sicherheitsrisikos sowie einer verschlankten internen Organisation.

Mittelbarer Nutzen wird insbesondere dadurch erreicht, dass die erhöhte Flexibilität der IT-Unterstützung bzw. der IT-Abteilung dazu führt, auf die Bedarfe der Fachbereichsmitarbeiter besser eingehen zu können. Eine Erhöhung der Innovationskraft des Unternehmens wird dadurch erreicht, dass Mitarbeitern mehr Freiraum gelassen wird, ihre eigenen Ideen zu entwickeln.

Ergebniszusammenfassung:

Zu den erzielten Ergebnissen im Forschungsprojekt Legitimise IT zählt eine übergreifende Definition von Schatten-IT und somit eine zielgruppen-spezifische Grundlage zur Kommunikation des Forschungsbereichs. Mittels der erarbeiteten Methodik können KMU aufwandsarm im eigenen Unternehmen Schatten-IT identifizieren. Der entwickelte Leitfaden ermöglicht die Bewertung von Nutzen und Risiken der identifizierten Schatten-IT speziell in ERP-System dominierten System- und Prozesslandschaften. Für die weitere Legitimierung ausgewählter Schatten-IT wurden entsprechend verschiedene Lösungsansätze herausgearbeitet und passende Leitfäden bereitgestellt. Statt der Plattformlösung wurde eine weitere Sammlung verschiedener Lösungsansätze gewünscht, welche im Projektverlauf erarbeitet und nutzerfreundlich zur Verfügung gestellt wird. Ein Reifegradmodell zur Einschätzung des Umgangs mit Schatten-IT wurde auf Wunsch des projektbegleitenden Ausschusses erarbeitet und bietet damit die Möglichkeit die Entwicklungsstufe von Schatten-IT ganzheitlich einordnen zu können.

Unmittelbarer Nutzen wurde durch die Umsetzung der Forschungsergebnisse in ein anwenderfreundliches Web-Tool generiert, welches frei zur Verfügung steht.

Dazu zählt:

• Methodisch unterstützte Aufnahme und Dokumentation der Systeme und Identifikation von Schatten-IT in den erfassten IT-Anwendungen für verschiedene Verfahren

• Kategorisierung und Bewertung von Schatten-IT zu Ableitung von Handlungsmaßnahmen mithilfe der erarbeiteten Dimensionen und Priorisierung

• Matrix mit Übersicht über das Nutzen- und Risikoverhältnis der erfassten IT-Anwendungen

• Automatisierte Darstellung der Eignung einzelner Lösungsansätze für die identifizierten Schatten-IT Ansätze

Es kann u.a. im Risikomanagement, der IT/OT Sicherheit, Wissensmanagement, Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement und Enterprise-Architecture-Management genutzt werden